Что такое система электронного документооборота? Это автоматизированная система для большого количества пользователей, необходимая для улучшения эффективности выполнения функций компаний, которые используют эти системы. За счет автоматизации работы с документами внутри организации.
В России рынок систем электронного документооборота (СЭД) условно молодой, ему лишь пару десятков лет. Но этот рынок растет каждый год. Портал выбора технологий и поставщиков Tadviser вот такую диаграмму российского рынка СЭД выдает:
В среднем, в следующих годах так же оценивается рынок систем электронного документооборота в 10 процентов в год.
Для чего необходимо использовать СЭД? Существует несколько факторов:
- Уход от рутины. Сейчас уже довольно часто в крупных организациях автоматизированы процессы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, работа с договорами и другие процессы. Но элементы этих процессов (таки, как распознавание текстовой и графической информации, элементы интеллектуального анализа документов и их содержимого, автоматическая регистрация/сохранение документов в системе) так же можно автоматизировать с помощью СЭД;
- Мобильные технологии. Веб-доступ для СЭД – вещь уже привычная. Все сотрудники, которые ездят в командировки – хотят иметь возможность подключаться к своим базам данных из любого доступного места. Раньше это были веб-браузеры. Сейчас их заменяет мобильный доступ. Смартфоны есть почти у каждого сотрудника компании, поэтому и мобильные клиенты появляются для большинства крупных СЭД. Имея мобильный клиент и смартфон – мы начинаем зависеть только от наличия интернета в этом смартфоне, получается «СЭД в кармане».
- Дружественный интерфейс. Если посмотреть на скриншоты систем электронного документооборота десяти или даже пятилетней давности – то довольно неловко бывает от того, что компании сразу не могли сделать интерфейсы пользователей более дружественными и удобными. Сейчас, имея большой опыт разработки СЭД, компании разрабатывает довольно эффективные интерфейсы, которыми могут пользоваться и «бабушка в канцеляриях».
- Межкорпоративный документооборот. Автоматизировать обмен и работу с документами внутри одной компании – это только начало. Следующий этап – обмен юридически значимыми документами между разными организациями. Все крупные игроки рынка СЭД уже направились в эту сторону. И государство этому способствует. Например, организации, в которых работает от двадцати пяти человек – уже сдают отчетность по НДФЛ в налоговую в электронном виде. И количество отчетов, которые нужно будет сдавать только в электронном виде – будет расти.
И немного цифр про системы электронного документооборота. Есть много различных исследований, на сколько (в цифрах) ускоряется работа сотрудников и компании после внедрения СЭД. Добавив к этим исследованиям собственный опыт, получается следующее:
| Действие | Величина ускорения | Комментарий |
|---|---|---|
| Рутинная нагрузка | 20-30 % | Мелкие работы с документами (просмотр документов, перекладывание их с одного места на другое и т.д.) |
| Производительность труда | 20-25 % | Документ пришел, у него есть дата выполнения – сотруднику приходится ускоряться |
| Архивное хранение документов | 80-85 % | Не нужно арендовать помещения для архивного хранения бумажных документов |
| Сокращение издержек на обмен бумажными документами | 55-60 % | Не нужно копировать документы и отправлять их курьерами или почтой |
| Ускорение поиска документов | 25-30 % | Такой небольшой процент ускорения от того, что пользователь часто почти ничего не знает о документе (не знает значений его атрибутов) |
| Скорости доставки документов адресатам | 35-40 % | Маршруты доставки документов ранее прописываются – поэтому работа по таким маршрутам ускоряется |
| Согласование документов | 25-30 % | Согласующие прописываются заранее, срок согласование отслеживается системой |
| Регистрация входящих документов | 55-60 % | Автоматизируется ведение журналов регистрации, номенклатуры дел, мест регистрации |
| Регистрация исходящих документов | 55-60 % | Автоматизируется ведение журналов регистрации, номенклатуры дел, мест регистрации |
| Регистрация внутренних документов | 55-60 % | Автоматизируется ведение журналов регистрации, номенклатуры дел, мест регистрации |
| Атрибутивный поиск документов | 65-70 % | При знании атрибутов, по которым необходимо производить поиск – он происходит намного быстрее |
| Время подготовки типовых документов | 25-30 % | В системе электронного документооборота можно настроить макеты типовых документов |
| Организация совещания | 25-30 % | Бронирование мест, оповещение о совещаниях, создание и рассылка протоколов |
| Подготовка типовых отчетов | 90-95 % | Заранее создает макет типового отчета, сформировать который можно нажав только одну кнопку |
Дополнительные преимущества систем электронного документооборота:
- Настройка прав доступа к электронным документам;
- Развитие персонала – за счет использования новых IT-средств;
- Увеличение эффективности обработки документопотоков – за счет средств СЭД по распределению документов по критериям;
- Повышение контроля исполнения – за счет напоминаний, контролеров и других структур систем;
- Отслеживание документооборота в режиме реального времени;
- Повышается общее управление организацией.
Leave a Reply