Что такое ЮЗЭДО

Современные компании постепенно становятся электронными. Цифровая трансформация экономики дошла и до отечественных компаний. Наличием системы электронного документооборота внутри компании – уже никого не удивишь. Обмениваться документами и задачами в компании (холдинга, группы компаний) стало не просто модно, это то, без чего компании будут плохо жить и функционировать.

Электронный документооборот развивается, увеличивается поток документов между компаниями. Следующий шаг в области электронных документов – юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО).

Что такое ЮЗЭДО

В соответствии с ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, электронный документ – это задокументированная информация (информация на носителе с реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать эту информацию), представленная в электронном виде – ее можно воспринимать с помощью электронных устройств и передавать по сетям передачи информации.

ФЗ-63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011 говорит о том, что электронная подпись – это информация в электронном виде, присоединенная к другой информации в электронном виде (подписываемая информация). Электронная подпись нужна для того, чтобы определить, кто подписал документ.

В том же ФЗ описано, когда электронная подпись приравнивается к подписи бумажного документа.

Стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» говорит о том, что юридическая значимость документа, это свойство официального документа, получаемое им благодаря актуальному законодательству, полномочиями органа, который издал документ и тем порядком оформления, который принят.

В соответствии со всеми этими документами, приходим к выводу, что юридически значимый документ, это документ, у которого есть:

• Реквизиты, с помощью которых можно идентифицировать данный документ.
• Соблюдаются правила отображение этих реквизитов на документе.
• У компании, выпустившей данный документ, имеется право создавать и подписывать такие документы.
• Подтвержденная целостность документа и авторство того, кто его подписал.

ЮЗЭДО – это, соответственно, обмен юридически значимыми документами между двумя и более органами.

Преимущества ЮЗЭДО

В отличие от бумажного документооборота, обмена электронными юридически значимыми документами есть несколько достоинств, которые обретают всё большую силу:

• Высокая скорость доставки. Так как документы являются электронными, то их «транспортом» является сеть интернет. Скорость доставки по сети интернет можно считать мгновенной.
• Уменьшение затрат. Подготовка юридически значимых бумажных документов требует времени. Их отправка тоже требует времени. Всё это можно исключить, используя типовые шаблоны, автозаполняемые поля и интернет в качестве способа доставки документов.
• Гарантии доставки документов. Для этого используются спец.технологии, такие как средства интеграции, ведение протоколов передачи документов, защита при передаче документов и другие.
• Заявленный порядок действий по обработке документов. Каждый из участников обмена заранее знает, что ему нужно делать. Некоторые типы документов (например, счета-фактуры), регламентирован порядок обработки на государственном уровне.

Для эффективного внедрения ЮЗЭДО принимаются все необходимые шаги. Технические решения разработаны и протестированы, законодательство активно двигается и дорабатывается для того, чтобы учитывать обмен электронными документами. Примеры организации юридически значимого обмена электронными документами между компаниями уже есть. Описанные преимущества дают дополнительные возможности для ускорения бизнес-процессов компаний, которые используют ЮЗЭДО.